Politique de confidentialité

Qui sommes-nous ?

L'application Smart RH Admin est éditée par M CONSEIL (SARL immatriculée au RCS de Paris, SIREN 921 410 429). C'est l'application des établissements clients de Smart RH — restaurants, hôtels, cafés. Elle permet à leurs responsables, depuis leur téléphone, de suivre le temps de travail de leurs équipes, de corriger les pointages et de déclarer une embauche (DPAE). Chaque client dispose de son propre espace ; l'accès se fait avec le compte fourni lors de la souscription, et aucune inscription n'a lieu dans l'application.

L'application est distribuée sur l'App Store et Google Play par KOOKIFY PTE. LTD., qui agit comme simple compte de publication pour le compte de M CONSEIL. Kookify n'accède à aucune donnée de l'application et n'intervient ni dans son exploitation, ni dans son hébergement, ni dans son support.

Rôle de chacun

L'employeur (l'établissement client) est responsable de traitement : c'est lui qui décide des données saisies sur ses salariés. M CONSEIL intervient comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : nous hébergeons et traitons ces données pour le compte de l'employeur, sur ses instructions, et pour aucune finalité propre.

Données traitées

Données de l'utilisateur de l'application (le responsable) :

• Adresse e-mail et mot de passe (stocké sous forme chiffrée), pour l'authentification ;
• Établissements auxquels le compte est rattaché et droits associés.

Données des salariés de l'établissement, consultées ou saisies par le responsable :

• Identité : prénom, nom, date et lieu de naissance, nationalité ;
• Numéro de sécurité sociale (NIR), strictement pour l'établissement de la déclaration préalable à l'embauche ;
• Données de contrat : type de contrat (CDI, CDD, extra, saisonnier), dates de début et de fin, poste, rémunération ;
• Temps de travail: heures d'arrivée et de départ, pauses, retards, absences, régularisations et leur auteur.

L'application ne collecte ni position GPS, ni contacts, ni données de navigation, et ne contient aucun outil publicitaire ou de mesure d'audience tiers. Elle n'accède ni à la caméra, ni au microphone.

Finalités et bases légales

• Suivi du temps de travail: décompte des heures pour la gestion des présences et l'établissement de la paie — obligation légale de l'employeur ;
• Déclaration préalable à l'embauche: transmission de la DPAE à l'URSSAF — obligation légale de l'employeur. Le NIR est utilisé uniquement à cette fin et n'est affiché nulle part ailleurs dans l'application ;
• Sécurité du compte: authentification de l'utilisateur — intérêt légitime de l'éditeur et de l'employeur.

Accès et conservation

• Les données sont hébergées dans l'Union européenne sur une infrastructure sécurisée, et le cloisonnement entre établissements est appliqué au niveau de la base de données : un responsable ne voit que les établissements auxquels son compte est rattaché ;
• Les échanges entre l'application et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS/TLS) ;
• Les heures pointées et les éléments de contrat sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation applicable à la paie et au droit du travail ;
• Le NIR n'est conservé que le temps nécessaire à la déclaration et à sa preuve ;
• Les données ne sont ni vendues, ni cédées, ni exploitées à des fins publicitaires.

Destinataires

Les données ne sont transmises qu'aux destinataires nécessaires à ces finalités : l'URSSAF pour la DPAE, l'hébergeur de la plateforme, et le cas échéant le prestataire de paie désigné par l'employeur. Aucun autre partage n'est effectué.

Vos droits

Conformément au RGPD, chaque personne concernée peut demander l'accès, la rectification, l'effacement ou la limitation du traitement de ses données. Les salariés doivent adresser leur demande à leur employeur, responsable de traitement ; l'éditeur peut être contacté via la page de contact. Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Suppression du compte

Vous pouvez supprimer votre compte directement depuis l'application, sans nous contacter : ouvrez Mon compte depuis l'icône en haut à droite de l'écran d'accueil, puis Supprimer mon compte. La confirmation vous est demandée, et la suppression est immédiate et définitive.

Sont supprimés : votre identifiant de connexion, vos accès aux établissements, ainsi que votre nom et votre adresse e-mail, effacés de nos registres.

Seule subsiste une référence anonyme sur les actes que vous avez signés dans l'outil — validation d'heures, correction d'un pointage, envoi d'un courrier. Ces traces sont nécessaires à votre employeur pour justifier de ses obligations, et ne permettent plus de vous identifier.

Sont conservés : les dossiers des salariés, contrats, heures pointées et déclarations. Ces données ne vous appartiennent pas : elles relèvent de votre employeur, responsable de traitement, que la réglementation oblige à les conserver (paie, droit du travail). Leur effacement se demande donc à lui.

Nous conservons enfin, pendant trois ans, une trace de la demande elle-même (date, espace concerné, adresse utilisée) : elle nous permet de justifier que la suppression a bien été effectuée à votre initiative.

Si vous étiez le dernier responsable de votre espace, celui-ci se retrouve sans administrateur : contactez l'éditeur via la page de contact pour en désigner un nouveau.