Conditions générales de vente

Dernière mise à jour : 10 septembre 2026

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent la fourniture du service Smart RH — logiciel de gestion des ressources humaines en ligne comprenant notamment le planning et la pointeuse, les contrats et avenants avec signature électronique, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), le coffre-fort documentaire, la gestion des congés et absences, les courriers RH, le suivi des titres de séjour et, en option, la production de la paie et l'envoi de courriers recommandés — par M CONSEIL, société à responsabilité limitée au capital de 100 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 921 410 429, dont le siège social est situé 39 rue de la Gare de Reuilly, 75012 Paris (« Smart RH » ou « M CONSEIL »), à ses clients.

Le service est réservé aux professionnels (établissements de restauration et employeurs assimilés), agissant dans le cadre de leur activité. Toute souscription emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV.

2. Description de l'offre

Offre Essentiel — 99 € HT/mois/établissement. L'abonnement Essentiel comprend, pour un nombre illimité d'employés et d'accès salariés : le planning et la pointeuse, les contrats et avenants avec signature électronique, la DPAE, le coffre-fort documentaire, la gestion des congés, absences et demandes, les courriers RH illimités, le suivi des titres de séjour, la vérification anti-fraude des pièces justificatives, l'application patron et l'accès salarié. Il est souscrit sans engagement de durée et résiliable à tout moment dans les conditions de l'article 6.

Modules à l'usage, facturés en complément selon la consommation réelle :

• Paie — 9,90 € HT par bulletin produit : production des bulletins et déclaration sociale nominative (DSN) réalisées par M CONSEIL au moyen de la plateforme Silae, dans les conditions de l'article 7 ;
• Lettre recommandée avec accusé de réception — 6,90 € HT par envoi : impression et distribution postale assurées par La Poste via Maileva, dans les conditions de l'article 8 ;
• Documents de fin de contrat — 20 € HT par dossier : établissement du solde de tout compte, du certificat de travail et des documents de rupture.

Pack Sérénité. Smart RH propose gratuitement une mise en relation avec un expert-comptable et une avocate en droit social partenaires. Leurs prestations éventuelles font l'objet d'un devis séparé conclu directement entre le client et le professionnel concerné ; Smart RH n'est partie à ce contrat ni responsable de son exécution.

3. Souscription et offre de lancement

La souscription s'effectue après une démonstration et un échange sur les besoins de l'établissement. Smart RH paramètre les établissements, postes et conventions applicables avec le client et l'accompagne à la mise en route. Le client garantit l'exactitude des informations communiquées (identité, coordonnées, informations de facturation, convention collective applicable).

Pour toute souscription réalisée au cours de l'année 2026, les deux premiers mois d'abonnement Essentiel ainsi que le paramétrage initial sont offerts.

4. Prix, facturation et paiement

Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA applicable est ajoutée en sus. L'abonnement Essentiel est prélevé mensuellement par carte bancaire, par l'intermédiaire du prestataire de paiement Stripe. Les modules à l'usage sont facturés mensuellement en fonction de la consommation constatée (bulletins produits, envois réalisés, dossiers traités).

Toute évolution tarifaire est notifiée au client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; le client qui la refuse peut résilier avant cette date dans les conditions de l'article 6.

En cas d'impayé, Smart RH adresse une mise en demeure au client ; à défaut de régularisation dans un délai de 15 jours, l'accès au service peut être suspendu, sans préjudice du paiement des sommes dues ni de la résiliation du contrat.

5. Effectifs déclarés et régularisation

Le client déclare, lors de la souscription puis en cas d'évolution, le nombre exact de ses établissements et de ses salariés, ces éléments étant déterminants du prix. Smart RH peut procéder, au plus une fois par an, à une vérification de ces déclarations sur justificatifs raisonnables. Tout écart constaté donne lieu à une régularisation pour la période concernée.

6. Durée et résiliation

L'abonnement est conclu sans engagement de durée. Le client peut résilier à tout moment par email à contact@appsmartrh.fr, la résiliation prenant effet à la fin de la période mensuelle en cours. À la fin du contrat, le client dispose d'un délai raisonnable pour récupérer ses données avant leur suppression.

En cas de manquement grave (impayé persistant, usage frauduleux ou illicite), Smart RH peut suspendre le service après mise en demeure restée sans effet 15 jours, puis résilier. En cas de violation manifeste des lois et règlements applicables ou des règles de conformité visées à l'article 12, la suspension peut être immédiate.

7. Module Paie — plateforme Silae

Le client reconnaît que la production de la paie est réalisée au moyen de la plateforme Silae, éditée par SILAEXPERT SAS (Aix-en-Provence). Pour ce module, les « Conditions Générales d'Utilisation SILAE SaaS » sont applicables au client : elles lui sont communiquées sur simple demande et un Contrat de Mission les intégrant est soumis à sa signature préalablement à l'activation du module.

Pour le module Paie, M CONSEIL comme SILAE sont tenus à une obligation de moyens. Le client demeure responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des données qu'il fournit (éléments variables, absences, entrées et sorties) ainsi que de la vérification des bulletins avant leur distribution. Toute contestation d'un bulletin doit être signalée dans un délai de 5 jours ouvrés suivant sa mise à disposition.

Les bulletins de paie sont déposés dans un coffre-fort numérique personnel ouvert pour chaque salarié, accessible au seul salarié concerné et hébergé par Silae, qui présente ses propres conditions générales d'utilisation au salarié. Le client en est informé et y autorise expressément.

8. Envois recommandés — Maileva

Le client est informé que l'impression et la distribution postale des lettres recommandées sont réalisées par Maileva (Docaposte, groupe La Poste), agissant en qualité de sous-traitant. Les preuves de dépôt et d'accusé de réception sont archivées à vocation probatoire pendant une durée de 3 ans.

Le client garantit l'exactitude de l'adresse du destinataire de chaque envoi. Il s'engage à n'inclure aucune donnée sensible (notamment données de santé, données bancaires ou numéro de sécurité sociale) dans les courriers transmis par ce canal.

9. Sous-traitance

Le client accepte que Smart RH sous-traite la production de la paie à Silae (SILAEXPERT SAS) et l'impression et la distribution postale à Maileva (Docaposte, groupe La Poste), ainsi que le recours à des prestataires techniques (hébergement, paiement, signature électronique). La liste à jour des sous-traitants est communiquée au client sur simple demande.

10. Rôle de chacun sur les données salariées

Dans le cadre du service, le client (l'établissement employeur) est responsable de traitement des données de ses salariés et candidats ; M CONSEIL agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, pour l'exécution des prestations, du module Paie et du support, et SILAE intervient comme sous-traitant ultérieur pour le module Paie. Les données sont localisées au sein de l'Union européenne.

Il appartient au client, en sa qualité d'employeur, d'informer ses salariés des traitements (notamment de la pointeuse, de la photo au badge et du dépôt des bulletins dans leur coffre-fort numérique), de recueillir les avis requis le cas échéant, et de respecter ses obligations sociales. Les traitements sont décrits dans la politique de confidentialité.

Les documents et données du client ne sont jamais cédés, revendus ni partagés sans son accord. Les outils d'intelligence artificielle utilisés dans le service (notamment pour la vérification des pièces) ne conservent ni n'exploitent les données du client à d'autres fins : elles ne servent en aucun cas à entraîner des modèles.

11. Données du client et réversibilité

Les données saisies ou générées dans le service (dossiers salariés, contrats, pointages, éléments de paie) restent la propriété du client. Le client peut en obtenir un export dans un format standard exploitable à tout moment, y compris à la résiliation. Il lui appartient de conserver ses documents sociaux et de paie conformément aux durées légales ; Smart RH met à disposition les exports nécessaires.

12. Obligations du client

• Utiliser le service conformément à la réglementation applicable à son activité, notamment au droit du travail et à la convention collective ;
• Ne pas utiliser le service en violation des lois et règlements applicables, ni au profit ou en direction de pays soumis à des sanctions internationales (notamment Corée du Nord, Cuba, Iran, Libye, Soudan, Syrie) ;
• Préserver la confidentialité de ses identifiants et gérer les accès et codes de son personnel (comptes RH, codes de pointeuse) ;
• Garantir la licéité et l'exactitude des données qu'il confie au service, y compris les effectifs, établissements et adresses des destinataires d'envois ;
• Vérifier les bulletins de paie avant distribution et signaler toute contestation dans le délai prévu à l'article 7 ;
• Disposer d'une connexion internet et d'un matériel compatibles ;
• Ne pas tenter de contourner, altérer ou décompiler le logiciel.

13. Disponibilité et support

Smart RH met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer une disponibilité continue du service, sans garantie de disponibilité absolue : des interruptions ponctuelles (maintenance, incident, cas de force majeure) peuvent survenir. Les opérations de maintenance planifiées sont, autant que possible, réalisées en dehors des heures de service.

Le support est joignable par email à contact@appsmartrh.fr. L'accompagnement à la mise en route est inclus dans l'abonnement.

14. Propriété intellectuelle

Le logiciel, ses évolutions, sa documentation et l'identité Smart RH restent la propriété exclusive de l'éditeur. L'abonnement confère au client un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement et pour les besoins de son établissement.

15. Responsabilité

Smart RH est tenue d'une obligation de moyens, y compris pour le module Paie. Le service assiste l'établissement dans ses démarches RH mais ne se substitue pas à ses obligations légales d'employeur : la responsabilité des déclarations, contrats et bulletins émis reste celle du client, qui contrôle les données fournies et vérifie les documents produits. La responsabilité de Smart RH ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et est limitée, tous dommages confondus, au montant des sommes effectivement payées par le client au titre des douze derniers mois. Smart RH ne répond pas des dommages indirects (perte d'exploitation, sanction administrative, atteinte à l'image), ni des défaillances imputables au matériel du client, à sa connexion internet, aux administrations ou prestataires tiers (URSSAF, plateforme Silae, Maileva/La Poste, prestataire de signature ou de paiement), ou à un cas de force majeure.

16. Modification des CGV

Smart RH peut faire évoluer les présentes CGV. Toute modification est notifiée au client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; la poursuite de l'utilisation du service vaut acceptation. En cas de refus, le client peut résilier dans les conditions de l'article 6.

17. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal des activités économiques de Paris, y compris en référé, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.